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SMED – Methods improvements before automation

In my experience introducing the SMED approach to people in charge of production, either managers, supervisors or operators, one of the first ideas they have is that processes will be automated right away. This causes unrest among operators and supervisors, and false expectations in managers.

Don’t get me wrong, I’m all for automation but I believe in evolution rather that revolution because in this way you develop new knowledge, skills and it’s more adapted to human change.

Systematization before automation. This is applying the 5S way of thinking to SMED: you don’t jump to the fourth S without sorting, setting in order and shining. By the same token, you don’t want to automate unnecessary activities before streamlining your changeover process.

I find that improving methods before jumping into automation is the best way to start a SMED implementation, and you can save money without investing too much. Besides, methods can be changed fairly quickly so you can see results rather soon after starting. This early success motivates people to keep going down the continuous improvement path.

I strongly recommend training people on “Learning to See” the waste and then introduce them to SMED with a hands-on game.

Here I share with you an illustration showing my personal take on the evolution of a SMED implementation project based on my experience. I hope is useful for you (click on the image to see it full size).

smed-methods-improvement

Comment faire un digramme de Pareto avec les tableaux croisés dynamiques d’Excel

Tout récemment, j’ai commencé une analyse de résolution de problèmes PDCA à cause du niveau des plaintes des clients.

Étant donné que la méthodologie PDCA requiert une description concrète du problème basée sur des faits, j’ai passé des heures à entrer les données des douze derniers mois, c’est-à-dire, de lignes et de lignes de chiffres.
J’avais besoin de données historiques afin de créer le diagramme de Pareto et faire dresser la liste de priorités de problèmes à résoudre, les plus récurrents et ceux qui ont couté le plus à la compagnie.
Une fois cette étape franchie, je me trouve dans la partie « C » du PDCA, l’étape de suivi du comportement de mon indicateur de performance (niveau de plaintes en $/mois) pour savoir si les solutions proposées auparavant ont été efficaces. Et pour y parvenir, je dois entrer des nouveaux donnés chaque semaine et, ainsi, tenir à jour mon Pareto et la charte de l’indicateur. Alors, la façon la plus facile et la plus rapide est l’utilisation des tableaux et tableaux croisés dynamiques pour assurer que l’information que je partage avec mes collègues reste fidèle.
Comment l’analyse de données avec le diagramme de Pareto peut-elle être utilisée en plusieurs différents contextes, je veux partager cet outil qui peut vous aider à sauver du temps et à éviter des erreurs, car la mise à jour du diagramme se fait de façon automatique.
J’espère que cela vous sera utile.
L’exemple que je donne est avec un problème d’analyse de temps d’arrêt de machine.
L’automatisation des tâches et bien utile et c’est pour ça qu’on va transformer en premier une série de donnés en une Table. Cela vous permet d’entrer des nouveaux donnés en traînant la dernière ligne de la table et en plus la mise à jour du diagramme est plus rapide.
Le logiciel utilisé est Excel 2013, mais la méthode marche de la même façon dans les versions 2007 et 2010.

Cliquez sur les images pour voir les détails.

Mise en garde :

Je m’excuse des dessins en anglais, mais mon logiciel est activé dans cette langue. Cependant, j’ai fait l’effort de faire les aides visuelles claires et de vous fournir les noms équivalents en français.

Entrez les données dans une feuille d’Excel

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Fig. 1

Transformez la plage de données en tableau et ajoutez une ligne de total

1. Sélectionnez toute la plage et cliquez INSÉRER>Tableau>Créer un Tableau> (Mon tableau comporte des en-têtes) OK

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Fig. 2

a. Résultat

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Fig. 3

2. Cliquez sur le tableau et après OUTILS DE TABLE>CRÉATION (Ligne Total)

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Fig. 4

Ajoutez une colonne % Total

1. Cliquez sur la cellule à droite des en-têtes de la table et tapez % Total

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Fig. 5

2. Dans la première cellule de la nouvelle colonne entrer la formule de calcul du pourcentage (dans ce cas elle est “=B2/C13”)

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Fig. 6

a. Résultat

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Fig. 7

3. Sélectionner la colonne % Total et faites la mise en forme du %, Accueil>Style de pourcentage

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Fig. 8

Créez le tableau croisé dynamique

1. Cliquez sur la table et après Insérer>Tableau croisé dynamique>Créer un tableau croisé dynamique (Nouvelle feuille de calcul)>OK

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Fig. 9

a. Résultat: à gauche, l’espace pour le tableau croisé dynamique et à droite, le volet d’Office.

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Fig. 10

2. Traîer “Cause du temps d’arrêt” vers la section LIGNES, et “Temps [min.]” et “% Total” vers la section Σ VALEURS

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Fig. 11

3. Cliquez sur le tableau croisé dynamique sur un des cellules de la colonne “Somme de Temps [min.]” et après Données>Trier & Filtrer>Trier du plus grand au plus petit

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Fig. 12

4. Sur le volet d’Office à droit, cliquez sur “Somme de % Total” suivi de Paramètres des champs de valeurs…>Format de nombre>Pourcentage (Nombre de décimales = 0)>OK

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Fig. 13

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Fig. 14

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Fig. 15

5. De retour à la fenêtre Paramètres des champs de valeurs, cliquez sur Afficher les valeurs>Résultat cumulé par>OK

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Fig. 16

Note: Pour assurer que le pourcentage cumulé soit bien calculé, vérifiez que le Champ de base est le même que celui dans la section LIGNES sur le volet d’Office. Si jamais ils sont différents vous verrez des N/A dans le tableau croisé dynamique.

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Fig. 17

a. Résultat

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Fig. 18

6. Changez le nom des colonnes (cliquez sur la cellule et tapez)

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Fig. 19

Créez la graphique de colonnes

1. Cliquez sur le tableau croisé dynamique et en suite Outils de tableau croisé dynamique>Analyse>Graphique croisé dynamique>OK (choisiez le type Colonne)

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Fig. 20

a. Résultat

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Fig. 21

2. Cliquez lentement deux fois sur la legend de la série % Cumulatif après cliquez avec le bouton droit de la souris cliquez encore et ensuite Modifier le type de graphique Série de données……>Combiné>Colonne groupée – Ligne sur l’’’axe secondaire>Courbes (dans le menu déroulant)

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Fig. 22

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Fig. 23

Note: si vous travaillez avec Excel 2007 ou 2010 l’option Combiné n’est pas disponible et vous devez changer la série % Cumulatif et faire la mise en forme de l’axe secondaire de façon manuelle.

3. Cliquez sur Courbes avec marqueurs et en suite OK

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Fig. 24

a. Résultat

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Fig. 25

4. Avec le bouton droit de la souris cliquez sur un des valeurs de l’axe secondaire et après Mise en forme de l’axe… et changez las unités principales à 0.2. Fermez le volet d’Office.

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Fig. 26

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Fig. 27

5. Avec le bouton droit de la souris cliquez sur un des boutons gris qui apparaissent sur le graphique et en suite cliquez Masquer tous les boutons de champ sur le graphique

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Fig. 28

a. Résultat

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Fig. 29

6. Cliquez sur le graphique et après Outils de graphique croisé dynamique> Création> Disposition du graphique et choisissez entre Disposition rapide ou Ajouter un élément de graphique et faites la mise en forme du graphique selon vos besoins, en ajoutant des titres, nom des axes, etc.

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Fig. 30

a. Résultat

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Fig. 31

Et voilà votre diagramme de Pareto!

 

© 2013 Rocío Muñoz Zárate

How to make a Pareto Chart using Excel Pivot Tables

I recently started working in a PDCA to solve a problem regarding customer complaints.

As you know, the PDCA applied to problem solving involves writing the problem statement based in facts and I had to enter the last twelve months data – rows and rows of information.

I needed the historical data to create a Pareto chart and prioritize the focus of the PDCA and now, in the stage of “Check” I have to monitor the data and then validate if the solutions proposed have been effective.

This means that I have to continuously enter new data and update Paretos and Run charts, so I tried to do it in the easiest and fastest way possible so the charts I was showing to my colleagues were accurate.

Because this is an approach widely used in many other contexts, I want to share this tool that can help in saving time and prevent errors while entering data and refreshing pivot tables and pivot charts in Excel.

I hope it is useful for you.

I decided to use an example involving an imaginary downtime problem.

Automating tasks is important and helpful, so I converted range data into a table. This allows me to enter new data by dragging the last row of the table and makes the update of pivot tables easier.

I’m using Excel 2013 but I had tested the method described in Excel 2007 and it works the same.

To see the details in the images click on them for a zoom in.

 

Enjoy!

 

Enter data in a spread sheet

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Convert Data Table into a Table with Total Row

1. Select all data and then INSERT>Table>Create Table>OK

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a. Result

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2. Click on the table then on TABLE TOOLS>DESIGN and click on Total Row

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Add a % of Total Column

1. Click in the cell beside the table headers and type “% of Total

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2. In the first cell enter a formula to calculate percentage (in this particular case is “=B2/C13”)

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a. Result

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3. Select the % of Total column and give the number format for %

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Create the Pivot Table

1. Click on the table and then INSERT>PivotTable>PivotTable>OK

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a. Result

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2. Drag “Downtime Cause” to the section Row Labels, “Time [min.]” and “% of Total” to the section “∑ Values

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3. Click on the Pivot Table, on any value of “Sum of Time [min.]” then DATA>Sort & Filter>Sort Largest to Smallest

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4. Click on “Sum of % of Total” and then Value Field Settings…>Number Format>Percentage>OK

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5. Back in the Value Field Settings dialog box, click on Show Value As>Running Total In>OK

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Note: To ensure that the cumulative column is well calculated, make sure that the Base field is the one in the Rows section, if it is not so, you will have a N/A in the Pivot Table.

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a. Result

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6. Change the cell names to match your analysis (just click on the cell and type)

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Create the bar chart

1. Click on the Pivot Table and then PIVOTTABLE TOOLS>ANALYZE>PivotChart>OK (chart type must be Column)

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a. Result

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2. Two slow clicks on the % Cumulative series legend and then right-click Change Series Chart Type…>Combo> Clustered Column – Line on Secondary Axis>Line (in roll down menu)

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Note: if you are using Excel 2007 the Combo option is not available and you have to change % Cumulative series for Line with markers and then manually set up the secondary axis.

3. Click on Line with markers and then OK

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a. Result

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4. Right-click on the values of the secondary Axis and then Format Axis… and change Major units to 0.2

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5. To hide the gray field buttons, right-click on any of the buttons and then Hide All Field Buttons on Chart

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a. Result

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6. Click on the chart and then PIVOTCHART TOOLS> DESIGN> Chart Layout> either Quick Layout or Add Chart Element and format the chart as you need, adding titles, axis titles, etc.

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a. Result

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And this is your Pareto chart.

© 2013 Rocío Muñoz Zárate

¿Es posible encontrar un trabajo que me encante y que pueda disfrutar en lugar de sufrirlo?

Esta entrada me la inspiro un ingeniero español que conocí está semana y que está considerando la posibilidad de instalarse en Quebec.

Personalmente creo que sus experiencias profesionales y sus talentos son geniales para el ambiente laboral de la provincia y del país y yo creo que tendría muy buenas oportunidades si decidiera atravesar el charco e instalarse de este lado del Atlántico.

Uno de los muchos temas de los que hablamos fue la búsqueda de trabajo. Y he aquí el resultado de mi reflexión después de este afortunado encuetro.

Normalmente nuestra idea de un trabajo es algo que uno hace para ganarse la vida y que implica batallar y estresarse. Curiosamente queremos que esa “vida” por la que trabajamos, esté llena de cosas buenas, vacaciones, familia, diversión, etc., que no tienen nada que ver con lo mal que lo pasamos en un trabajo que no nos gusta y que sufrimos constantemente. Así, vivimos dos vidas paralelas: una de fin de semana y vacaciones donde somos “de verdad felices” y otra de trabajo donde la regla es batallar.

Honestamente no sé de donde viene ese concepto, puede ser de un aspecto cultural, religioso, familiar. Quién sabe. Lo que es claro es que esas dos vidas que vivimos, las vivimos a medias. Cuando no estamos en el trabajo, pensamos “¡Dios mío! ¡Se me acaban las vacaciones!” y nos amargamos. Y cuando estamos en el trabajo el pensamiento sólo está puesto en “¿Cuánto falta para el fin de semana?” y nos amargamos.

Ahora bien, la respuesta a la pregunta en el título de esta entrada, es un flamante ¡SÍ! Entonces, la siguiente pregunta obligada es cómo.

En mi experiencia profesional, el primer paso para encontrar “el trabajo que me encanta” es reconocer que uno tiene derecho a trabajar en algo que a uno le encanta. Es un derecho, permítetelo. El segundo paso es creer que ese trabajo existe o que uno puede crearlo. Y creerlo firmemente. El tercer paso es la honestidad con uno mismo. Y así como se escribe de fácil, no es algo muy sencillo de lograr. Decirse la verdad a uno mismo es a veces uno de los grandes desafíos que experimentamos en nuestro fuero interno. El resultado de este tercer paso es llegar a ser una persona auténtica, que vive sus verdaderos valores tanto en su vida de trabajo como en la vida fuera de él, porque finalmente la vida es sólo una.

Un buen ejemplo de esta falta de autenticidad y de honestidad la sentimos más cuando escribimos nuestro CV. Si ponemos atención al diálogo interno, estamos tratando constantemente de escribir cosas que impresionen. ¿A quién? A “ellos” los que nos van a dar el trabajo que necesito para pagar las cuentas. Y así, escribimos un CV lleno de adjetivos aumentativos y palabras de moda para mostrar cuánto sabemos y cómo estamos al día. Escribimos abreviaciones técnicas desconocidas por los no iniciados para así dar la impresión de que somos conocedores de secretos arcanos que van más allá del saber del común de los mortales. En pocas palabras, proyectamos una imagen esnob que, en lugar de ayudarnos, puede quitarnos oportunidades.

Lamentablemente es posible convencer a las personas de Recursos Humanos de que esa persona que describimos en el CV existe de verdad y está sentada frente a ellos. ¿Cuál es el precio a pagar por esta mascarada? Bueno, como el CV no refleja nuestros valores, lo que nos gusta y nuestros talentos, el trabajo obtenido va a ser totalmente discordante con nosotros mismos. Terminamos trabajando con gente que no comparte esos valores, empezamos a tener malas relaciones, lo que hacemos no nos gusta y empieza el sufrimiento en el trabajo. Al final de algunos meses, o tristemente, algunos años, culpamos a los otros por no entendernos cuando fuimos nosotros, en primera, los que presentamos alguien que no éramos. Y llega un momento en el que todo el dinero del mundo no es suficiente para tolerar un trabajo.

¿Por qué cometemos este error una y otra vez? Simplemente por miedo y una visión distorsionada de la realidad. Tenemos miedo de “no ser suficientemente….” listo, inteligente, interesante, conocedor, etc. Tenemos miedo de que no nos den el trabajo que necesitamos tanto. Pensamos que el sueldo ofrecido es lo único que podemos lograr y lo único que importa. En fin, es el miedo de que nos falte algo.

La parte de distorsión de la realidad es que pensamos que si ponemos algo rimbombante (según nosotros) en el CV, va a ser más fácil obtener tal o cual trabajo.

Hagamos un ejercicio de reflexión. Supongamos que tenemos dos personalidades, A y B. A es la persona que no soy pero que describo en mi CV. B es el verdadero y auténtico “yo”. Estas dos personalidades reflejan cada una, su propio conjunto de valores y  cualidades particulares e interesantes. ¿Es posible para B conseguir un trabajo con un CV escrito para A? Sí, es posible y pasa porque ese CV atrae el interés de otras personas de tipo A. Según nosotros, el factor que nos consiguió ese trabajo fue decir que éramos A.

¿Qué pasaría si ahora, imaginamos que una persona A decide hacer un CV que proyecta una personalidad B? ¿Es posible para este A obtener un trabajo? Sí. Porque su CV va a atraer la atención de la gente B. Pero un A va a ser completamente miserable tratando de cumplir las expectativas que se tienen de un B y nuestro B va a ser infeliz tratando de llenar los zapatos de un A.

Lo que quiero decir, es que hay opciones tanto para A como para B. Lo que nos  hace la vida difícil es la idea distorsionada que tenemos de pensar que hay que pretender ser alguien diferente para conseguir un trabajo. Es ese miedo de pensar que no somos suficientemente esto o suficientemente aquello.

Así que cuando escribas tu CV, responde las preguntas ¿qué es lo que a mí me gusta? ¿Cuáles son mis talentos y mis pasiones? Con esa mentalidad, tu CV va a reflejar tus valores y va a interesar a la gente que piensa como tú y con la que de verdad quieras trabajar. La manera de ser honesto con uno mismo es dejar de pensar que tenemos que impresionar o darles gusto a “ellos”. “Ellos” no saben que existimos hasta que leen el CV. “Ellos” es una creación de nuestra imaginación creada por el miedo. “Ellos” no van a pasarla mal cada lunes por la mañana cuando hay que levantarse para ir a trabajar.

Como hay que invertir la misma cantidad de energía y de esfuerzo para obtener un trabajo para un A que para un B, lo más sensato y más fácil poner esa energía en conseguir el trabajo que refleja nuestros valores y en el que vamos a ser felices y en el que, encima de todo, ¡nos van a pagar!

Cuando obtenemos un trabajo en armonía con nosotros mismos las recompensas son grandes. Dejamos de vivir dos viditas para vivir una Vida. Trabajamos con gente con la que nos identificamos, es más fácil estar satisfecho de nuestros logros y eso se refleja en la calidad de vida y de nuestras relaciones.

Qu’est-ce qu’un ingénieur?

Il y a quelques semaines j’ai reçu un courriel de l’Ordre des ingénieurs portant sur la campagne de valorisation de la profession-Phase 2. Un des grands objectifs de cette campagne est de mieux faire connaître l’impact des ingénieurs dans la société.

Il est intéressant de noter que la National Society of Profesional Engineers aux États-Unis à lancé aussi sa propre initiative avec le même objectif.

Un des points sur lequel je suis complètement d’accord est celui de présenter la description des ingénieurs dans un langage de tous les jours, de façon à ce que les personnes n’ayant aucune connaissance en particulière de la profession, puissent comprendre la beauté de notre contribution à la vie de tous les jours.

C’est pour cela que j’ai décidé de faire mon petit effort et décrire comment je vois la profession d’ingénieur, à la fois basée sur la définition officielle et sur mon expérience personnelle.

Voici le résultat de ma recherche. J’espère que vous en profiterez. Bonne lecture!

  • Les ingénieurs font une différence dans le monde
  • Les ingénieurs trouvent des solutions créatives
  • Les ingénieurs contribuent à façonner le futur
  • Les ingénieurs sont indispensables pour notre santé, notre joie et notre sécurité.

McLaughlin, Matthew. «Conversation Starter.» PE Magazine, August/September 2012.

Les ingénieurs sont des personnes débrouillardes qui utilisent leur créativité afin de trouver des solutions à toutes sortes de problèmes.

Les ingénieurs sont des agents de changement qui utilisent leurs compétences et leur dévouement pour trouver la façon la plus efficiente, la plus sécuritaire, la plus rapide et la moins chère de faire marcher les choses. Ils sont appelés à trouver des solutions élégantes dans des situations de restriction et de limitation causées par Dame Nature, par les besoins des consommateurs ou par les réglementations  gouvernementales.

La profession d’ingénieur permet de libérer l’esprit de la créativité et de l’innovation. Depuis l’idée jusqu’à sa transformation en une réalité tangible ayant la forme d’un objet, un procédé, un programme, un système, un édifice, une méthode, une machine, etc. Les ingénieurs découvrent et inventent de nouvelles façons d’améliorer notre vie en trouvant des solutions audacieuses qui connectent la science et la recherche au quotidien. Le travail de l’ingénieur touche presque tous les aspects de la vie humaine d’une manière positive : le sport, la médicine, la biotechnologie, les arts, les parcs d’attractions, la gestion des entreprises, l’éducation, la construction, la fabrication, le cinéma et la TV, la machine à café, et toute une longue liste. On dit que c’est l’amour qui fait tourner la planète…mais l’imagination des ingénieurs aussi!